KSeF Poradnik

Co to jest KSeF?

(Krajowy System e-Faktur) to centralna platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, odbioru, walidacji i przechowywania wyłącznie faktur ustrukturyzowanych w XML (Faktura 2.1), z unikalnym numerem KSeF, UPO i statusami (np. zaakceptowana, odrzucona).

Dla kogo obowiązek KSeF

Wystawcy (firmy wystawiające faktury) muszą obligatoryjnie przesyłać e-faktury wyłącznie w transakcjach B2B (firma-firma) i B2G (firma-administracja publiczna) opodatkowanych VAT w Polsce. Transakcje B2C (firma-konsument) pozostają poza KSeF i mogą być wystawiane tradycyjnie (PDF, papier). Faktura tworzona jest w formacie XML (Faktura 2.1), walidowana automatycznie (schemat, dane VAT, JPK), otrzymuje unikalny numer KSeF i UPO.

Odbiorcy automatycznie pobierają e-faktury wystawione na ich NIP z centralnego rejestru KSeF via API (bez ręcznego logowania); walidacja obejmuje schemat XML, poprawność VAT, zgodność z JPK_VAT oraz statusy (zaakceptowana, odrzucona w 3 dni). Oprogramowanie (np. Symfonia KSeF Plus) konwertuje XML do formatu księgowego, importuje z załącznikami; UPO potwierdza odbiór.​

Harmonogram obowiązywania KSeF

od 1 lutego 2026 r. wszystkie firmy – niezależnie od wielkości – będą musiały odbierać faktury przez KSeF

Rejestracja KSeF dla JDG i osób fizycznych

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą (JDG) logują się bezpośrednio do KSeF bez dodatkowych formalności. 

1. Wejdź na https://ksef.mf.gov.pl, wprowadź NIP lub PESEL, 
2. wybierz Profil Zaufany (PZ), e-dowód lub podpis kwalifikowany. 
3. Potwierdź logowanie kodem SMS/app mObywatel, 
4. podpisz żądanie uwierzytelnienia (pobierz XML jeśli potrzeba) i uzyskaj dostęp natychmiast po weryfikacji.

Rejestracja KSeF dla spółek – metoda ZAW-FA

Spółki muszą złożyć formularz ZAW-FA do urzędu skarbowego, wskazując pierwszą osobę uprawnioną (np. prezesa).

1. Pobierz i wypełnij ZAW-FA z https://www.podatki.gov.pl (dane spółki, NIP, osoba: imię, nazwisko, PESEL)
2. Elektronicznie: Zaloguj się na ePUAP, znajdź urząd skarbowy, wybierz „Pismo ogólne do podmiotu publicznego”, dołącz podpisany PDF ZAW-FA (PZ lub podpis kwalifikowany).
3. Papierowo: Wydrukuj, podpisz i wyślij pocztą do naczelnika US.
4. Urząd weryfikuje i aktywuje dostęp dla wskazanej osoby, która następnie otrzyma powiadomienie.

Rejestracja KSeF dla spółek z użyciem pieczęci kwalifikowanej

1. Wejdź na https://ksef.mf.gov.pl, wprowadź NIP spółki, pobierz plik XML żądania.
2. Podpisz XML pieczęcią kwalifikowaną (format XAdES) za pomocą oprogramowania pieczęci.
3. Wgraj podpisany plik – weryfikacja automatyczna, natychmiastowy dostęp do nadawania uprawnień.

Nadawanie uprawnień w KSeF

Pierwszy użytkownik KSeF w firmie (uzyskuje dostęp poprzez uwierzytelnienie Profilu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci elektronicznej z NIP) ma uprawnienia administratora i może dalej nadawać dostęp innym osobom lub podmiotom (np. biurom rachunkowym).

Formy nadawania uprawnień:

1. Elektronicznie przez aplikację KSeF (https://ksef.mf.gov.pl): Po zalogowaniu się za pomocą Profilu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, administrator w zakładce „Zarządzanie uprawnieniami” może przypisać kolejnym użytkownikom odpowiednie role.
2. Zgłoszenie papierowe lub elektroniczne przez formularz ZAW-FA: Dotyczy wskazania osoby fizycznej uprawnionej do działania w imieniu podmiotu (np. spółki), jeśli nie posiada kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z NIP lub podpisu kwalifikowanego z NIP/PESEL.

Rodzaje nadawanych uprawnień:

1. Wystawianie faktur (generowanie i przesyłanie e-faktur przez KSeF).
2. Odbieranie faktur.
3. Podgląd i zarządzanie fakturami.
4. Nadawanie uprawnień innym użytkownikom (rola administratora).

Uprawnienia mogą być nadane osobom fizycznym albo podmiotom (biuro rachunkowe) działającym w imieniu firmy.

Przebieg nadawania uprawnień krok po kroku

1. Zaloguj się na https://ksef.mf.gov.pl jako administrator.
2. Przejdź do zakładki „Zarządzanie uprawnieniami”.
3. Wprowadź dane osoby/podmiotu, której chcesz nadać uprawnienie (imię, nazwisko, NIP, PESEL).
4. Przyznaj odpowiedni zakres uprawnień i zatwierdź.

Osoba uprawniona otrzymuje możliwość działania w systemie oraz ewentualnego dalszego nadawania uprawnień zgodnie z przydzielonym zakresem.

W przypadku braku kwalifikowanego podpisu/w pieczęci wypełnij i złóż formularz ZAW-FA do urzędu skarbowego, wskazując osobę uprawnioną do KSeF. Osoba ta po potwierdzeniu uzyskuje dostęp i może zarządzać uprawnieniami.

Integracja KSeF z oprogramowaniem księgowym

Główne korzyści integracji KSeF z programem księgowym to automatyzacja całego obiegu e-faktur (wystawianie, wysyłanie, odbiór, walidacja), eliminując ręczne logowanie do portalu KSeF i przepisywanie danych – oszczędza godziny pracy tygodniowo, minimalizuje błędy ludzkie (np. pomyłki w VAT, NIP) i zapewnia zgodność z obowiązkowym KSeF od lutego 2026 r.

Na czym polega automatyzacja 

1. Wystawianie: Program konwertuje fakturę z interfejsu księgowego na XML Faktura 2.1, wysyła via API jednym kliknięciem, otrzymuje natychmiast numer KSeF i UPO – brak czekania na akceptację US.
2. Masowe operacje: Wysyłka batchowa (setki faktur/godz.), cykliczny odbiór nowych e-faktur na NIP (co 5-15 min), automatyczny import do JPK_VAT/KPiR.
3. Walidacja: Lokalna i zdalna kontrola schematu XML, VAT, danych przed wysłaniem; statusy (zaakceptowana/odrzucona) synchronizowane w czasie rzeczywistym.

W celu poprawnej integracji KSeF z oprogramowaniem księgowych konieczne jest wykonanie następujących kroków:

Wygenerowanie tokena/certyfikatu w KSeF

1. Zaloguj się do https://ksef.mf.gov.pl (PZ/podpis) → Zakładka „Moduł MCU” lub „Tokeny”.
2. Wybierz „Generuj token” (dla uprawnień) lub „Wniosek o certyfikat” → Podaj NIP, zakres ról → Skopiuj token (widoczny raz) lub pobierz certyfikat (.p12/.pfx z hasłem).​

Konfiguracja w oprogramowaniu księgowym

1. Otwórz program (np. Symfonia: Ustawienia → Moduły → KSeF; Comarch: Konfiguracja → Integracje → KSeF).
2. Wklej token/certyfikat w sekcji „Połączenie z KSeF” (pole „Token API” lub „Ścieżka do certyfikatu” + hasło).
3. Wybierz środowisko: testowe (test.mf.gov.pl) lub produkcyjne (ksef.mf.gov.pl).
4. Testuj połączenie: Kliknij „Sprawdź połączenie” lub „Weryfikuj token” – system potwierdzi status (sukces/błąd).

Mapowanie danych i format faktury:

1. Skonfiguruj schematy: Faktura 2.1 XML (pola: NIP, data, kwota, VAT, pozycje) – program automatycznie konwertuje dane z bazy na XML.
2. Ustaw batch: Masowe wysyłanie (do 1000 faktur/godz.), załączniki (PDF do 10MB/faktura).
3. Walidacja lokalna: Program sprawdza schemat XML przed wysłaniem.